Manchmal haben wir das Gefühl, die vielen Aufgaben, die auf uns zukommen, nicht bewältigen zu können, sei es beruflich oder privat. Dies mag kaum erstaunen, und zahlreiche Studien belegen, dass 99 von 100 Mitarbeitenden mehr Zeit benötigen. Angesichts dieser Sachlage sind «Tools» wie Zeitmanagement und persönliches Taskmanagement sehr hilfreich.
Was ist eigentlich «Zeit»?
Wir sollten uns stets vergegenwärtigen, dass unsere Zeit beschränkt ist. Sie lässt sich nicht speichern und läuft unaufhörlich ab … Zeit lässt sich aber auch unterschiedlich definieren:
- Die gemessene Zeit wird auf der Uhr angezeigt.
- Die gefühlte Zeit ist das subjektive Empfinden, dass die Zeit entweder langsam oder schnell vergeht.
- Die physische Zeit wird uns täglich durch den eigenen Alterungsprozess aufgezeigt.
- Die physiologische Zeit signalisiert uns, ob wir Hunger oder Durst haben bzw. müde sind.
- Individuelle Chronotypen: Sind Sie eher ein Morgen-(Lerche) oder ein Nachtmensch (Eule)?
Warum sollte man seine Zeit besser einteilen?
Schenken Sie Ihrem Zeitmanagement ebenso viel Aufmerksamkeit wie Ihrer Finanzplanung? Erfolgreiche Menschen sind sich ihres Zeitmanagements sehr bewusst. Sie verwalten ihr Zeitbudget, anstatt sich von ihm fremdbestimmen zu lassen. Das Erdulden der Zeit führt zu negativem Stress, wovon viele Leute betroffen sind.
Mit Zeitmanagement werden folgende Ziele verfolgt:
- Gesamtschau der Prioritäten
- Mehr Raum für Kreativität
- Stress vermeiden bzw. bewältigen
- Mehr Zeit für sich selber, Familie une Hobbys
- Persönliche übergeordnete Ziele erreichen
Zeitfresser identifizieren
Als Erstes gilt es, die eigene Zeiteinteilung zu untersuchen. Mit welchem Ziel? Wir verlieren alle viel Zeit, ohne es zu bemerken. Im Alltag werden wir immer wieder von Unvorhergesehenem und Zeitfressern überrascht. Wir sind uns sehr wohl bewusst, dass wir diese nicht alle ausschalten oder umgehen können. Wir können sie aber sehr wohl beschränken.
Wir unterscheiden zwischen inneren und äusseren Zeitfressern. Zeit, die wir selber verschwenden, nennen wir innere Zeitfresser. Ein Beispiel für innere Zeitfresser: Aufschieberitis, etwas nicht zu Ende führen, mangelnde Fachkenntnisse, schlechte Nutzung des Informatiksystems. Wenn uns andere Zeit stehlen, nennen wir dies äussere Zeitfresser. Ein Beispiel für äussere Zeitfresser: Kollegen, die uns um Rat fragen, unnötiger Smalltalk, übermässiger Zeitaufwand für Kunden.
Um äussere Zeitfresser einzugrenzen, müssen Sie jeden Austausch, den Sie für unnötig oder unangebracht halten, unterbinden. Innere Zeitfresser werden schrittweise eliminiert, indem Sie Listen mit Aufgaben erstellen, die in der vorgegebenen Zeit erledigt werden können, nach Priorität geordnet sind und Ihren Fähigkeiten entsprechen.
